CHARGÉ DE GESTION ADMINISTRATIVE DANS LE DOMAINE DES BÂTIMENTS H/F

Gérer des dossiers :

• Rédiger, formaliser tous types de documents administratifs (courriers, mails, notes, délibérations, dossiers,...),
• Optimiser la qualité et les délais des procédures,
• Classer et archiver les dossiers.

Suivre des projets et activités de la Direction

Assurer le suivi administratif :

• Des opérations, depuis leur programmation jusqu'à leur achèvement,
• De dossiers spécifiques, en lien avec les responsables concernés et les autres services départementaux,
• Assurer l'interface avec les services et les instances de la collectivité en lien avec l'assistante de Direction par intérim,
• Créer et renseigner des tableaux de suivi d'activités du service en fonction des besoins, établir et mettre à jour des échéanciers, réaliser des extractions, des statistiques et participer à la mise en place d'indicateurs de suivi (via le logiciel métier Active 3D),
• Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction,
• Coordonner le suivi et la préparation des échéances (régulières ou ponctuelles) : veille, relance, suivi et partage des informations,
• Harmoniser/rédiger les procédures propres aux fonctions d'assistanat.

Organiser et planifier des réunions :

• Rédiger les ordres du jour et invitations en concertation avec les services opérationnels,
• Monter les dossiers nécessaires,
• Veiller au respect des délais de transmission des documents avant les réunions,
• Prendre des notes lors des réunions en interne, rédiger les comptes-rendus et en assurer la diffusion.

Informer les usagers et les services :

• Expliciter la demande des partenaires extérieurs et usagers, expliquer les démarches et l'orienter le cas échéant vers les services compétents,
• Accompagner les services dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais (suivi des courriers, des parapheurs),
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
• Gérer les messageries électroniques génériques de l'unité,
• Traiter le courrier entrant et sortant (enregistrement, transmission et suivi).

L'ensemble de ces missions s'effectue en polyvalence avec les chargés de gestion administrative de l'Unité Coordination Administrative, ce qui présente l'avantage d'assurer une continuité dans le suivi des dossiers et induit un remplacement mutuel en cas d'absence. De plus, le ou la chargé(e) de gestion administrative viendra en soutien de l'assistante de Direction par intérim et sera amené(e) à la remplacer en cas d'absence sur les missions propres à la Direction des Bâtiments.