Contexte
Le Département a la mission de concevoir et de réaliser des aménagements routiers et cyclables assurant les meilleures conditions de sécurité, de fluidité, de confort, et adaptés aux besoins sociaux, économiques et de déplacement de la population.
Les objectifs de la politique routière départementale en matière d’investissement sont d’améliorer des dessertes par la création de liaisons nouvelles et de poursuivre la modernisation du réseau existant et son adaptation aux contingences de développement et de sécurité, en cohérence avec les problématiques de trafics observées sur le terrain.
L'assistant(e) administratif(ve) exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Enfin il/elle assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.
Missions
- Accueillir téléphoniquement et gérer les boîtes mails ;
- Réceptionner, distribuer et procéder à l’envoi du courrier ;
- Suivre le chrono, les factures reçues (saisie + copies + distribution) ;
- Assurer la gestion de la salle de réunion du Parc, des fournitures de bureau et de la maintenance de la bureautique ;
- Mettre en forme des documents administratifs (…) pour les différents services du Parc ;
- Suivre les arrêts de travail (transmission des documents aux autorités de gestion, suivre les retours ou les prolongations) et caler les visites médicales de reprise ;
- Suivre les absences lors des mouvements de grèves et des ASA syndicales ;
- Constituer les dossiers d'accident de service ;
- Assister les agents du Parc dans leur gestion personnelle (documents et procédures administratives entre autorité d'emploi et autorité de gestion…) ;
- Saisir les heures de travail d'agents du Parc dans MR4G et STAR+ en complément de l'adjoint administratif en charge de la comptabilité main d'œuvre au sein du Service comptabilité-marchés-gestion de flotte.
Les missions précédemment citées ne sont pas exhaustives et peuvent être complétées par votre responsable hiérarchique en cohérence avec le cadre d'emplois du poste. Pour rappel, la fiche de poste est un document évolutif, daté et qui peut être périodiquement réactualisé notamment au cours des entretiens professionnels d'évaluation.
Profil recherché
Savoir et savoir-faire :
- Connaissance de son environnement de travail
- Connaissance des techniques de secrétariat
- Connaissance des outils bureautiques et adaptabilité aux logiciels métiers
Savoir-être :
- Sens de la communication
- Savoir travailler en équipe
- Discrétion professionnelle
- Disponibilité, méthode et adaptabilité
Avantages proposés par notre collectivité
- Poste à temps complet, 39h/semaine (25 jours de congés, 2 jours de fractionnement et 22 jours de RTT)
- Rémunération statutaire à laquelle s’ajoute une indemnité de sujétions et d’expertise (IFSE) et un complément indemnitaire annuel (CIA)
- Possibilité de télétravail
- Titres restaurant d’une valeur faciale de 7,50€ (participation à hauteur de 4,50€ par la collectivité)
- Comité des Œuvres Sociales (association permettant de bénéficier d'aides et de tarifs privilégiés : loisirs, vacances, aides individuelles et aux familles)
- Participation à la complémentaire santé et prévoyance (sous conditions)
- Participation aux frais et abonnements de transports pour les trajets domicile-travail (abonnement aux transports en commun, forfait mobilités durables pour les trajets en vélo, en vélo électrique et en tant que conducteur ou passager en covoiturage)