Intégrer le Département de la Haute-Savoie : opportunités de carrières et qualité de vie exceptionnelle !
Rejoignez le 1er employeur public de Haute-Savoie et participez aux actions quotidiennes en matière d’action sociale, de collège, de voirie départementale, de sport, d’environnement, de culture… au service de plus de 800 000 Haut-Savoyards !
Et si le prochain talent c’était vous ?
Sous l’autorité de la Directrice Générale Adjointe Bâtiments et Education, assister la Direction afin d’optimiser la gestion de l’activité des cadres (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunion, accueil…).
Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la Direction.
Prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d’évènements spécifiques.
Sous la responsabilité directe de la Directrice Générale Adjointe Bâtiments et Education, il s'agit, dans les domaines cités ci-après, de :
Organisation de la vie professionnelle du cadre
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
Organiser les déplacements du cadre
Lors de réunions transversales à la Direction, organiser l'agenda du cadre en coordination avec les agendas des encadrants de la Direction*.
Organisation et planification des réunions
Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
Monter les dossiers nécessaires au cadre
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
Prendre des notes lors des réunions, rédiger les comptes rendus et en assurer la diffusion
Suivi des projets et activités de la direction
Assurer l'interface avec les services et les instances de la collectivité,
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
Renseigner des tableaux de suivi d'activités du service,
Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi,
Assurer une veille sur les thématiques de la structures
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Contraintes d'horaires pour finir un travail urgent
Connaissance du fonctionnement des collectivités locales
Organisation et fonctionnement de la collectivité
Techniques de secrétariat
Très bonnes qualités rédactionnelles et connaissances de la langue française
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, tableaux de bord et outils de planification)
Capacité à adapter son discours en fonction de son interlocuteur et savoir faire preuve de diplomatie
Capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément
Rigueur et sens de l’organisation
Respect des délais et capacité d’anticipation
Capacité à gérer les urgences et à prioriser son travail
Confidentialité et discrétion
Capacité à gérer le stress et à répondre aux urgences
Esprit d'initiative
Capacité d’analyse et de synthèse
Capacité d’écoute active
Capacité à travailler seule et en équipe
