Intégrer le Département de la Haute-Savoie : opportunités de carrières et qualité de vie exceptionnelle !
Rejoignez le 1er employeur public de Haute-Savoie et participez aux actions quotidiennes en matière d’action sociale, de collège, de voirie départementale, de sport, d’environnement, de culture… au service de plus de 800 000 Haut-Savoyards !
Et si le prochain talent c’était vous ?
Assurer en binôme la continuité de l'accueil sur les deux sites de la Direction Territoriale du Chablais et apporter un soutien logistique et administratif.
-Accueil physique et téléphonique du public :
Gérer l'accès de la DT au public, dans le respect des horaires définis par l'institution,
Analyser et retranscrire la demande de l'usager, déterminer le degré d'urgence et les orienter,
Accueillir et orienter les professionnels internes et externes à l'institution et les partenaires,
Renseigner et aider à la compréhension sur les dossiers sociaux (APA, PCH, RSA, Assistantes Maternelles),
Organiser l'affichage des informations relatives au territoire dans l'espace accueil,
Assurer la transmission des documents aux usagers.
-Gestion logistique de la Direction territoriale :
Etre référent du logiciel de réservation des véhicules de services (Logau),
Coordonner l'utilisation et l'entretien du parc de véhicules (25)
Gérer le courrier (arrivée-affranchissement-départ) de l'ensemble des services de la direction
Gérer les réservations des salles , l'utilisation du vidéoprojecteur, des vélos, et de tout matériel transversal aux services,
Traiter des demandes d'interventions pour le bâtiment,
Gérer la commande, le suivi et la distribution des fournitures de bureaux pour l'ensemble des services,
Contribuer à la sécurité incendie en lien avec le représentant de l'employeur,
Appuyer le Responsable de l'unité moyens généraux dans l'organisation et l'animation de l'espace d'accueil et dans la transmission d'informations destinées aux agents et partenaires de la Direction Territoriale.
-Renfort administratif en lien avec les différents secrétariat de la Direction Territoriale :
Saisir et mettre en forme des documents,
Gérer le courrier,
Saisir des éléments dans le logiciel métier SOLIS,
Classer/archiver
-En lien avec le Responsable de l'unité moyens généraux :
Enregistrer et transmettre des demandes de formation,
Traiter des demandes d'accès (informatique et bâtiment).
Les missions précédemment citées ne sont pas exhaustives et peuvent être complétées par votre responsable hiérarchique en cohérence avec le cadre d'emplois du poste. Pour rappel, la fiche de poste est un document évolutif, daté et qui peut être périodiquement réactualisé notamment au cours des entretiens professionnels d'évaluation.
-Savoirs et savoir-faire :
Connaissances des caractéristiques des publics de l’action sociale
Capacité à gérer l’accueil de public en difficulté
Maîtriser un standard téléphonique et des techniques d'accueil, des règles de communication
Connaissance des techniques de secrétariat
Savoir renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité et de la Direction Territoriale
Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) et logiciels métiers (LOGAU, SOLIS…)
Bonne maitrise de la langue française
Capacité à s’organiser et s’adapter
-Savoir-être:
Intérêt pour le travail social
Sens du contact et des relations humaines
Sens du service public
Discrétion
Ponctualité
Capacité d’écoute
