Direction
Direction Bâtiments
Service
Unité Coordination Administrative
Type d'emploi
Emploi permanent
Filière(s)
Administrative
Catégorie(s)
B
Cadre(s) d'emplois
Rédacteurs territoriaux
Date prévisionnelle d'embauche
01/10/2025
Date limite de candidature
28/08/2025
Résidence administrative
ANNECY
Contact métier pour l'offre
Nicolas BUON, Directeur Adjoint Supports et Moyens, 04 50 33 58 09
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Et si le prochain talent c’était vous ?
Contexte
La Direction Bâtiments recherche un/une Chargé(e) de gestion administrative dans le domaine des bâtiments pour accompagner les services dans leurs démarches administratives, et mettre en œuvre les procédures d'instruction et de suivi des dossiers pour permettre la prise de décision de l'autorité.
Missions
Gérer des dossiers :
- Rédiger, formaliser tous types de documents administratifs (courriers, mails, notes, délibérations, dossiers,...),
- Optimiser la qualité et les délais des procédures,
- Classer et archiver les dossiers.
Suivre des projets et activités de la Direction
Assurer le suivi administratif :
- Des opérations, depuis leur programmation jusqu'à leur achèvement,
- De dossiers spécifiques, en lien avec les responsables concernés et les autres services départementaux,
- Assurer l'interface avec les services et les instances de la collectivité en lien avec l'assistante de Direction par intérim,
- Créer et renseigner des tableaux de suivi d'activités du service en fonction des besoins, établir et mettre à jour des échéanciers, réaliser des extractions, des statistiques et participer à la mise en place d'indicateurs de suivi (via le logiciel métier Active 3D),
- Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction,
- Coordonner le suivi et la préparation des échéances (régulières ou ponctuelles) : veille, relance, suivi et partage des informations,
- Harmoniser/rédiger les procédures propres aux fonctions d'assistanat.
Organiser et planifier des réunions :
- Rédiger les ordres du jour et invitations en concertation avec les services opérationnels,
- Monter les dossiers nécessaires,
- Veiller au respect des délais de transmission des documents avant les réunions,
- Prendre des notes lors des réunions en interne, rédiger les comptes-rendus et en assurer la diffusion.
Informer les usagers et les services :
- Expliciter la demande des partenaires extérieurs et usagers, expliquer les démarches et l'orienter le cas échéant vers les services compétents,
- Accompagner les services dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais (suivi des courriers, des parapheurs),
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
- Gérer les messageries électroniques génériques de l'unité,
- Traiter le courrier entrant et sortant (enregistrement, transmission et suivi).
L'ensemble de ces missions s'effectue en polyvalence avec les chargés de gestion administrative de l'Unité Coordination Administrative, ce qui présente l'avantage d'assurer une continuité dans le suivi des dossiers et induit un remplacement mutuel en cas d'absence. De plus, le ou la chargé(e) de gestion administrative viendra en soutien de l'assistante de Direction par intérim et sera amené(e) à la remplacer en cas d'absence sur les missions propres à la Direction des Bâtiments.
Profil recherché
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'une collectivité territoriale
- Connaissance du cadre institutionnel, juridique, financier et budgétaire des collectivités territoriales (marchés publics entre autres)
- Connaissance des logiciels métiers : bureautique, GED, active 3D
- Bonnes qualités rédactionnelles
- Maîtrise des procédures administratives : gestion, instruction de dossiers, contrôle
- Capacité à mettre en place et suivre des tableaux de bord, indicateurs et outils de planification, et capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément
- Capacité à gérer les urgences, à prioriser, et à respecter les délais
- Capacité à rendre compte
- Capacité à travailler en équipe
Vous avez le goût pour le travail collaboratif et le partage des informations ? Vous savez faire preuve d'adaptation face au changement ? Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités relationnelles et votre sens de la pédagogie ? Vous savez faire preuve de rigueur et sens de l'organisation ? Alors ce poste est fait pour vous, et nous attendons votre candidature !
Avantages proposés par notre collectivité
- Poste à temps complet, 39h/semaine (25 jours de congés, 2 jours de fractionnement et 22 jours de RTT)
- Rémunération statutaire à laquelle s’ajoute une indemnité de sujétions et d’expertise (IFSE) et un complément indemnitaire annuel (CIA)
- Possibilité de télétravail
- Titres restaurant d’une valeur faciale de 7,50€ (participation à hauteur de 4,50€ par la collectivité)
- Comité des Œuvres Sociales (association permettant de bénéficier d'aides et de tarifs privilégiés : loisirs, vacances, aides individuelles et aux familles)
- Participation à la complémentaire santé et prévoyance (sous conditions)
- Participation aux frais et abonnements de transports pour les trajets domicile-travail (abonnement aux transports en commun, forfait mobilités durables pour les trajets en vélo, en vélo électrique et en tant que conducteur ou passager en covoiturage)
